如何設計「人事管理」功能

2023-08-31 16:19:27 來源：人人都是產品經理

本文詳細探討了EHR系統的人事管理功能設計，該系統能夠幫助企業高效管理員工信息并優化人力資源流程。如果你對于如何打造一套全面且實用的人事管理系統感興趣，不要錯過這篇文章。

我們今天聊個EHR系統的功能設計：人事管理，希望可以給小伙伴一些幫助。

【資料圖】

一、功能目的

人事管理在EHR系統里算是很復雜的一套功能了，最初做EHR系統，我相信很多也是為了這個。

同時，人事管理的功能相對來說也是比較多的，包括了入職管理、檔案信息管理、員工異動管理、提醒管理和統計分析等，其中的員工異動管理，要是分得更細一點，轉正、調崗、離職、晉升等。

我們做這套功能，就是為了公司的人事管理可以線上化管理，可以更加智能地管理，提高公司人力同事的辦公效率。

二、詳細方案 1. 方案概述

我們就按照上面提到的內容，拆分了6個點。除了前面提到的5個，再加上權限處理。

2. 功能詳情

像是「人事管理」的這些拆分的功能點，其實每個功能點都會對應很多個菜單的。

（1）入職管理

入職管理可以分三步處理：offer審批&發放、入職信息導入、員工信息維護。

A：offer審批&發放：

offer的管理其實就是個流程，有一個審批流程，審批流程審核通過后，需要負責的HR將offer郵件發送給待入職的小伙伴。

菜單功能按鈕：包括提交、修改、通過、駁回、發放、刪除、撤回等。字段：入職員工、部門、崗位、職級、試用期、試用期薪資、轉正薪資、審核狀態、日志等。薪資這些一定要有，因為offer要寫上發給員工的。 offer發放：可以智能化一些，在offer審核通過后，可以關聯郵件功能，觸發offer自動發給待入職的小伙伴。同時offer模板可以固定好，自動填充內容。審核流：

B：入職信息導入：

入職信息指的是要入職的小伙伴的一些個人資料，可以是添加字段，也可以是一些附件等，這里有兩種形式。

填寫鏈接自動傳入：創建一張表，生成個鏈接，或者一些小程序之類的，放個二維碼到offer郵件里，員工填寫后數據就可以傳到我們的EHR系統，自動保存到【員工入職信息】里。填寫Excel手動導入：offer里放個Excel，這個其實就是我們系統【員工入職信息】的導入模板，讓員工填寫完成后入職的時候給到HR，或者直接郵件回復，HR收到后手工導入系統，這種就麻煩一些了，但是開發設計更簡單，還是推薦第一種。

C：員工信息維護：

員工信息維護就是普通的信息維護菜單。

菜單功能按鈕：包括添加、修改、刪除、導入、導出、上傳附件、下載附件等。字段：像是基本信息、學習經歷、工作經歷、家庭成員這些，屬于入職信息，在上一個環節就有了，這里就會加下其他的，比如部門、崗位、員工郵箱、合同等，當然，合同是可以顯示多次的。如果是離職了，這里也會加一些離職信息，比如離職日期、離職性質、離職原因等。

（2）檔案信息管理

這個菜單基本上都是人為維護的數據，有一些可以是HR，有一些可以是個人。

菜單功能按鈕：包括添加、修改、刪除、導入、導出、上傳附件、下載附件等。字段：我們可以分一些類別，比如基本信息、學習經歷、工作經歷、家庭成員、異動記錄、獎懲記錄、考核記錄、證書、附件、成長軌跡等，每個類別其實就是一個頁面，數據也可以放在一張表里。其他：雖然菜單會有添加和修改功能，但是里面的一些信息還是需要其他菜單的數據交互，比如考勤記錄，需要【考勤管理】將信息同步過來，按最小維度的“天”來，同時也可以按年或月匯總查看。

（3）員工異動管理

員工異動就是這個人在公司的一些變動，包括部門和職位上的，比如轉正、晉升、降職、調崗、薪資調整、離職、退休等。

這些每個功能可以作為一個菜單（界面）去處理，因為不同的異動，對應的審核流、字段、需要的信息等可能都不一樣，但是整體流程是類似的。

我們拿晉升來具體說下。

菜單功能按鈕：包括提交、修改、通過、駁回、刪除、撤回等，當然審核流一般不止一個，要注意下多級的處理。字段：晉升員工、部門、晉升前崗位、晉升前職級、晉升前薪資、晉升后崗位、晉升后職級、晉升后薪資、晉升原因、晉升答辯情況、生效日期、附件、審核狀態、發起人、日志等。其他：晉升一般會需要答辯，答辯就要有會議室和日程預定，這里就可以關聯OA的會議管理（或者日程管理），同時將答辯的會議室和日程確定好。同時，這個時間等內容可以同步提醒給相關人員（晉升員工、上級、HR等）。審核流：我們按提交申請-用人部門審批-人力審批三級設置，像答辯結果，一般在會議室里就確定了，不需要再專門走系統審核。

（4）權限管理

權限管理，這里可以有兩個，功能和數據。

功能權限：就是用得很普遍的用戶+角色+菜單+按鈕的權限控制，每個用戶進入系統，就會根據用戶關聯這個菜單，對應顯示出這個菜單的功能按鈕。數據權限：這里指的是相同的菜單或者表頭，不同的用戶會根據各自的數據權限顯示不同的數據，這個也按我們之前的新建【數據權限配置】菜單去維護就好。

（5）提醒管理

提醒就是員工的一些信息到時間了，需要提醒給相關HR來及時跟進處理。

功能的設計就是按提醒類型區分，加上時間到了觸發提醒給到HR，再確定好提醒的形式和文案即可。

菜單設置：

需要新建一個菜單，有添加和編輯等功能，維護這些提醒設置，按姓名+提醒類型維度，需要關聯時間、提醒人、提醒形式和提醒文案。

來源：璐華eHR系統

提醒類型：員工入職、轉正（答辯）、晉升、離職、合同到期等，同時可以增加入職滿一年、生日等福利提醒。提醒形式：短信、釘釘、郵件等，不推薦短信，畢竟要花錢。即時提醒推薦釘釘，定期提醒推薦郵件。提醒文案：文案可以是動態維護的，也就是每個提醒，可以自己編輯，不固定，這個更靈活一些。提醒人：個人、部門領導、HR，按具體的類型區分就好。提醒流程：

（6）報表分析

報表分析就是看自己需求了，內容+圖表展示形式。

圖表展示形式就是比較通用的一些，比如柱狀圖、餅狀圖、折線圖，或者一些組合圖。

內容的話，這里推薦幾個：

職級年齡分析學歷分析部門架構分析職務分析工齡分析 ……

來源：璐華eHR系統

當然，對于報表分析，還是要靈活處理，最好是增加一個【報表配置】，可以在這里自由配置生成分析的報表。

報表配置：

來源：璐華eHR系統

3. 其他注意事項

注意下很多內容要設置成可靈活配置的。

希望簡單的一些文字對大家產品方面的學習有些幫助。